E-fakturace

Elektronické faktury nejsou ani v České republice úplnou novinkou. I když výhody e-fakturace stále ještě ve větší míře využívají především velké firmy, stále populárnější jsou i mezi malými a středními podniky. Přinášejí totiž mnoho výhod. Nejen, že šetří náklady (na tisk, papír a poštovné), ale také zrychlují celý proces fakturace.

Elektronická faktura se od klasické papírové faktury příliš neliší. Jedná se o řádný účetní doklad v elektronickém formátu, který obsahuje všechny předepsané náležitosti. Podnikatelé, kteří se s e-fakturou nikdy nesetkali, mají poněkud zkreslené představy a mnozí se obávají případných potíží s finančním úřadem. Obavy jsou ale zbytečné a pramení především z nedostatku informací.

Elektronická faktura je oficiálně uznávaným a mezinárodně respektovaným dokladem.

Na druhé straně ne každý textový soubor má všechny náležitosti. Pokud chybí elektronický podpis, vyžádejte si raději papírový doklad.

Výhody elektronické fakturace nespočívají jen v úsporách nákladů. Významným argumentem pro využití e-fakturace je také zrychlení a zjednodušení celého procesu fakturace. Schvalovací proces s tradičními papírovými fakturami či archivace papírových faktur firmu zbytečně obtěžují. Díky e-fakturaci může firma také snížit počet administrativních pracovníků. E-fakturace navíc umožňuje elektronickou archivaci faktur a zrychluje oběh dokladů a proplácení faktur.

Odesílatel faktur šetří díky elektronické fakturaci i náklady spojené s tiskem papírových faktur. Navíc díky rychlejšímu příjmu faktury zákazníkem obdrží také odesílatel platbu dříve, což má pozitivní vliv na cash-flow.

Příjemce faktury se zase vyhne časově náročnému manuálnímu pořizování faktur do systému. Navíc se při elektronické výměně faktur minimalizují chyby obvyklé při jejich manuálním pořizování.

Hlavním cílem elektronické bezpapírové fakturace je především automatizace procesů spojených s vystavováním a likvidací faktur, která umožňuje výrazně zpřehlednit a zrychlit proces fakturace.

Princip elektronické fakturace je plně v souladu s českými zákony i se směrnicemi Evropské unie.

Základní podmínkou elektronické fakturace je zaručení pravosti původu a integrity obsahu faktur. V praxi jsou tyto požadavky nejčastěji zajištěny prostřednictvím zaručeného elektronického podpisu ve smyslu článku 2 Směrnice 1999/93/EU Evropského parlamentu a Rady ze dne 13. 12. 1999 o společném rámci pro elektronické podpisy.

Výhody e-fakturace

• zpřehlednění procesů
• úspora lidské práce
• zrychlení procesů
• zkrácení doby splatnosti faktur
• zamezení vzniku chyb
• úspora nákladů za poštovné
• úspora papíru (ekologie)
• nižší náklady na archivační prostory
• možnost napojení na elektronický platební styk

Služby

• konzultace a pomoc při zavádění elektronické fakturace
• outsourcing e-fakturačního oddělení
• zajištění účetního servisu při zpracování e-faktur
• tvorba manuálů, směrnic a postupů